Accounts Payable Vendor Relations Coordinator

As the Accounts Payable Vendor Relations Coordinator, you are responsible for the accurate and timely management of our vendor records.  This includes vendor outreach, vendor database maintenance, and  assisting with centralized helpdesk activities. Through strong daily communication and a high level of  detail, this role supports the Accounts Payable team and works directly with management to ensure that  proper accounting procedures are followed.

Core Responsibilities

·       Add new vendors to our accounting system(s)

·       Request and review documentation submitted by vendors to ensure accuracy 

·       Update vendor cards as requested 

·       Respond to all vendor and internal inquiries timely and accurately

·       Assist with 1099 issuance/compliance

·       Sort and distribute incoming email

·       Reconcile vendor statements, research and correct discrepancies

·      Maintain files and documentation thoroughly and accurately, in accordance with company policy and  accepted accounting practices

·       Other office duty tasks assigned to assist the Accounts Payable Team

·       Participate in department projects and company initiatives as required

Business Conduct 

·       Commits to behave in compliance with the company’s values and Code of Conduct

·       Builds a culture of work safety and leads by example with one's own safe behavior

·       Treats coworkers with respect and approaches conflict with positive intent and professionalism

·       Understand current processes and support/champion changes to support continuous improvement    

·      Ensures one's own compliance with the company's published Operations Standards                                                                                 

Skills Required

·       Ability to perform in a dynamic ever-changing environment

·       High level of commitment/ownership to one’s work product

·       Exceptional interpersonal, written, and verbal communication skills

·       Commitment to self-accountability, collaboration, and teamwork

·      Strong problem-solving skills, attention to detail, documentation, research and resolution and data  analysis

·       Strong ability/experience working directly with field operations and vendors

·       Commitment to service excellence

Software Experience Required

·       Microsoft Office Suite

·       Excel

Software Experience Preferred

·       Great Plains (or similar ERP system(s))

·       Paramount

Education and Experience Required

·      1-2 years’ experience in Vendor Relations or Accounts Payable Role

·      2 year degree in accounting or related area of study or equivalent combination of experience and  education

·      Experience working in a decentralized, multi-state organization

Education and Experience Preferred

·       2+ years experience in Vendor Relations or Accounts Payable

Physical Requirements 

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to  successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to  enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

While performing the duties of this Job, the employee is regularly required to sit; use hands to finger,  handle, or feel and talk or hear. The employee is frequently required to reach with hands and arms. The  employee is occasionally required to stand and walk. The employee may occasionally lift and /or move up  to 50 pounds.  Specific vision abilities required by this job include close vision, color vision, depth  perception and ability to adjust focus.

·      Occasional, represents 1 to 33% or 1-2 hours of an 8 hour work day.

·      Frequently, represents 34 to 66% or 2 1/2 to 5 1/2 hours of an 8 hour work day.

·      Regularly, represents 67 to 100% or 6 to 8 hours of an 8 hour work day.

·      Work Environment The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations  may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

·      The noise level in the work environment is usually quiet.

Wages 

$21.00-$23.00 Per Hour 

Position Type/Expected Hours of Work 

Hybrid Role. Hours and workdays are typically Monday-Friday, 8am-430pm CST, with occasional extended hours during critical deadline periods.

EEO Statement 

Marsden Services  provides equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, creed, ancestry, sexual or affectional orientation, marital or veteran  status, color, religion, sex, national origin, age, disability, genetics, status with regard to public assistance orany characteristic protected under federal, state or local law.

Other Duties

Please note this job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of activities, duties or responsibilities that are required of the employee for this job. Duties, responsibilities and activities may change at any time with or without notice.