Administrador de Transporte - Full-time

Sobre Chef’s Warehouse

The Chefs' Warehouse, Inc. (http://www.chefswarehouse.com) combina una calidad excepcional y el desarrollo de marca con una amplia gama de distribución de servicios de alimentación durante más de 40 años. Con una oferta de proteínas, especialidades, frutas y verduras, atendemos a los chefs más exigentes con un enfoque que combina conveniencia y calidad superior. Ponemos en contacto a más de 4000 productores artesanales de los mejores ingredientes del mundo, provenientes de más de 40 países, con los mejores chefs del mundo. Asesoramos, vendemos y forjamos relaciones con más de 50 000 clientes con pasión a través de nuestra red más experimentada de más de 600 asesores de ventas, tecnología de vanguardia, servicio rápido y un nivel de soporte que consolida nuestra sólida relación con restaurantes premium, tanto consolidados como emergentes.

 

Misión: La misión de The Chefs' Warehouse es proporcionar los mejores ingredientes del mundo a los mejores chefs del mundo.

 

Nuestros C.H.E.F.S. Valores:

Curioso y creativo

Hambriento de comida y resultados

De emprendedor

Pensamiento avanzado y flexible

Apoyo (de compañeros y chefs)

Administrador de Transporte - Operaciones de Distribución de Alto Volumen

 

Resumen del puesto: El Administrador de Transporte desempeña un papel operativo y administrativo clave dentro de un entorno de distribución de alto volumen. Este puesto es responsable de asistir en los programas de incorporación y formación de conductores, mantener los registros de transporte y la documentación de cumplimiento normativo, supervisar el registro de accidentes y lesiones, apoyar al liderazgo con presentaciones basadas en datos para informes nacionales y proporcionar cobertura de despacho según sea necesario. El candidato ideal es altamente organizado, orientado a procesos y capaz de gestionar múltiples prioridades mientras apoya a un gran equipo de conductores y personal de transporte.

 

Lo que harás:

Operaciones Administrativas y Registro

• Mantener y organizar todos los registros del departamento de transporte, incluidos los archivos de conductores, documentos de cumplimiento, informes de incidentes y correspondencia
• Gestionar los archivos de cualificación de conductores (DQFs) para garantizar la integridad y el cumplimiento continuo de los requisitos del DOT y FMCSA
• Preparar, distribuir y archivar informes operativos y de rendimiento diarios, semanales y mensuales para la dirección del departamento
• Servir como punto de contacto departamental para consultas relacionadas con nóminas, auditorías de tarjetas de horas y registro de asistencia para conductores y personal de transporte
• Administrar y mantener el Sistema de Gestión del Transporte (TMS) y plataformas relacionadas, garantizando la integridad de los datos y los registros actualizados

 

Registro de accidentes e informes de seguridad

• Poseer y mantener el registro de accidentes y lesiones del departamento, asegurando que todos los incidentes se registren de forma precisa, completa y oportuna
• Registrar y registrar todos los accidentes de tráfico, lesiones laborales, casi accidentes y violaciones del DOT, incluyendo fechas, partes implicadas, descripciones, resultados y acciones correctivas tomadas
• Coordina con conductores, supervisores y el equipo de Seguridad para recopilar documentación completa del incidente, incluyendo informes policiales, fotos, declaraciones de testigos y correspondencia del seguro
• Supervisar los incidentes abiertos mediante la resolución, el seguimiento del estado de las reclamaciones, los plazos de reincorporación al trabajo y el progreso de la remediación de infracciones
• Generar informes resumentes regulares de accidentes y lesiones y análisis de tendencias para apoyar la toma de decisiones basada en datos por parte de la dirección del departamento
• Ayudar en la preparación y actualización continua de presentaciones de PowerPoint sobre accidentes, lesiones y violaciones del DOT para que la dirección las presente al equipo nacional
• Asegúrate de que los datos de la presentación estén actualizados, sean visualmente claros y reflejen con precisión tendencias, causas raíz y acciones correctivas — actualizando diapositivas en un calendario recurrente o cuando ocurran incidentes
• Coordinarse con Seguridad, Cumplimiento y Operaciones para verificar la exactitud de todos los datos incluidos en los informes a nivel nacional antes de la distribución
• Mantener la confidencialidad de todos los registros de incidentes de acuerdo con la política de la empresa, los requisitos de conservación de registros de OSHA y las normativas aplicables

 

Incorporación de conductores y procesamiento de nuevas incorporaciones

• Coordinar el proceso de incorporación de ciclo completo para nuevos conductores y personal de transporte, desde la aceptación de la oferta hasta la preparación del primer día
• Configurar nuevos perfiles de conductores en el TMS, la plataforma ELD, el sistema de nóminas y cualquier otro software operativo relevante
• Distribuir y llevar a cabo uniformes, tarjetas de combustible, tarjetas de acceso, dispositivos móviles y otro equipo asignado a los nuevos empleados
• Colaborar con RRHH para garantizar una comunicación fluida y un traspaso de documentación entre los equipos de reclutamiento y operaciones
• Supervisar la finalización de las listas de control de incorporación y escalar los asuntos pendientes para asegurar que ningún conductor comience operaciones sin autorización completa
• Realizar sesiones de orientación para nuevos empleados que cubran las políticas de la empresa, expectativas de seguridad, procedimientos de reporte y requisitos administrativos

 

Coordinación y Desarrollo de Programas de Formación

• Coordinar y programar toda la formación de conductores requerida, incluyendo la formación obligatoria por el Departamento de Asuntos de Defensa, manejo de equipos y cursos de política de la empresa
• Mantener una matriz de formación para todo el personal de transporte, haciendo un seguimiento del estado de finalización, fechas de caducidad y próximos requisitos de renovación
• Colaborar con los equipos de Seguridad y Cumplimiento para desarrollar, actualizar y distribuir materiales de formación, procedimientos operativos estándar estándar y guías de referencia
• Administrar el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) de la empresa para el departamento de transporte, inscrición de empleados, seguimiento del progreso y generación de informes de finalización
• Coordinarse con proveedores externos de formación, colegios comunitarios o escuelas CDL para programas de certificación externos
• Programar y registrar los requisitos de formación recurrente como la formación anual de actualización, la renovación de primeros auxilios/RCP y los exámenes médicos del DOT
• Apoyar a los líderes de conductores en la impartición de planes de formación en el puesto de trabajo (OJT) para conductores nuevos durante su periodo de prueba
• Recopilar y analizar la retroalimentación sobre la formación; Identificar lagunas y hacer recomendaciones para mejorar los programas a la dirección

 

Cumplimiento y Apoyo Regulatorio

• Supervisa y gestiona las fechas de caducidad de licencias de conducir, renovaciones de certificaciones médicas del DOT y calendarios anuales de consultas MVR
• Coordina el grupo aleatorio de pruebas de drogas y alcohol del DOT: generando selecciones, notificando a los conductores y haciendo seguimiento de la finalización y los resultados
• Mantener un conocimiento actualizado de las normativas FMCSA y comunicar los cambios regulatorios relevantes a conductores y supervisores
• Apoya auditorías internas y externas de transporte compilando paquetes de documentación y asegurando que la gestión de registros esté lista para auditoría en todo momento
• Rastrear, archivar y gestionar los registros de accidentes y violaciones del DOT, coordinando las pruebas posteriores al accidente y manteniendo archivos confidenciales según las normas de la empresa y las normativas

 

Soporte de Despacho

• Proporcionar apoyo de despacho de respaldo durante periodos de alto volumen, ausencias de personal o picos de demanda operativa
• Ayudar a asignar cargas, comunicar instrucciones de entrega a los conductores y monitorizar el estado del envío según las indicaciones del Gestor de Transporte
• Retransmite actualizaciones operativas sensibles al tiempo entre conductores, personal de almacén y equipos de atención al cliente al cubrir funciones de despacho
• Documentar con precisión la actividad de despacho en el TMS durante los periodos de cobertura para mantener la continuidad de los registros operativos

 

Comunicación y Apoyo Interdepartamental

• Actuar como enlace administrativo entre los departamentos de Transporte, Recursos Humanos, Seguridad, Nóminas y Operaciones
• Responder a consultas de conductores y personal relacionadas con la programación, documentación, estado de formación y políticas del departamento
• Ayudar en la coordinación de programas de reconocimiento, reuniones de departamento e iniciativas de implicación de empleados dentro del equipo de transporte
• Apoyar al Director de Transporte con proyectos especiales, iniciativas de mejora de procesos e informes puntuales según sea necesario

Sobre ti:

Requisitos mínimos

• Se requiere el diploma de bachillerato o GED; Se prefiere un título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Recursos Humanos, Logística o campos relacionados
• Mínimo 2-3 años de experiencia administrativa en transporte, logística, distribución o un entorno operativo de alto volumen relacionado
• Conocimiento práctico de las normativas del DOT, requisitos de cualificación de conductores de la FMCSA y normas de Horas de Servicio (HOS)
• Experiencia coordinando la incorporación de empleados, la programación de formación o procesos administrativos de RRHH
• Experiencia demostrada en el mantenimiento de un registro de accidentes, lesiones o incidentes y en la elaboración de informes o documentación relacionada con la seguridad
• Dominio de Microsoft Office Suite con habilidades avanzadas de PowerPoint — incluyendo la capacidad de crear y actualizar presentaciones basadas en datos para audiencias ejecutivas o nacionales
• Se prefieren claramente habilidades avanzadas en Excel para seguimiento de datos, informes y análisis de tendencias
• Experiencia con Sistemas de Gestión del Transporte (TMS), plataformas ELD o Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS)
• Habilidades organizativas excepcionales con la capacidad de gestionar plazos contradictorios y mantener un alto nivel de precisión bajo presión
• Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal con un enfoque profesional y orientado al servicio

Cualificaciones Preferidas

• Experiencia en un centro de distribución o distribución con 50+ conductores o una gran plantilla de transporte
• Familiaridad con las plataformas HRIS (Dayforce) y cómo se integran con las operaciones de transporte
• Bilingüe en inglés y español es muy preferido en mercados con poblaciones de conductores diversas
• Experiencia desarrollando o impartiendo contenidos de formación para conductores o programas de seguridad
• Experiencia en informes de seguridad, registro de OSHA o gestión de violaciones del DOT

 

La descripción del trabajo anterior no es una lista exhaustiva de deberes y estándares del puesto. Los titulares seguirán cualquier otra instrucción y realizarán cualquier otra tarea relacionada que les asigne su supervisor.

 

Ventajas y beneficios:

Vacaciones pagadas, vacaciones pagadas

Beneficios de salud, dentales y médicos

pago semanal

Seguro de vida

5% sobre el costo para nuestros productos alimenticios de alta calidad.

Descuentos para empleados para viajes y eventos.

401k

Plan de compra de acciones para empleados

 

The Chefs' Warehouse es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y no discrimina por motivos reales o percibidos de raza, credo, color, religión, extranjería u origen nacional, ascendencia, estado de ciudadanía, edad, discapacidad o discapacidad, sexo, estado civil, condición de veterano, orientación sexual, embarazo, identidad de género o cualquier otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales aplicables. También consideramos solicitantes calificados con antecedentes penales, de conformidad con las leyes federales, estatales y locales aplicables. Nuestro equipo directivo está dedicado a esta política con respecto al reclutamiento, contratación, colocación, promoción, transferencia, capacitación, compensación, beneficios, actividades de los empleados