Route Accounting Clerk

Route Accounting Clerk

Location: Fort Worth, TX 76137

Duration: 3 month assignment

Pay Rate: $17.00 per hour

Work Schedule: Monday through Friday

Shift Options: 8:00 AM - 4:30 PM or 10:00 AM - 6:30 PM

Position Summary

The Route Accounting Clerk is responsible for driver settlement reconciliation, cash handling, route accounting support, document management, and audit compliance. This role ensures accurate accounting of route transactions, proper cash controls, and timely resolution of settlement discrepancies while supporting daily distribution operations.

Key Responsibilities

Route Settlement & Accounting

• Research and resolve driver overages and shortages involving cash and product loads.
• Review and verify end-of-day driver paperwork for completeness and accuracy.
• Run daily route status reports to confirm all delivery routes have been settled.
• Communicate settlement discrepancies and exceptions to the Route Accounting Department.
• Review Check-In/Check-Out (COCI) messages and resolve issues as needed.
• Ensure all proofs of delivery (PODs), including DSD documentation and store stamps, are included with driver paperwork.
• Maintain records within the route accounting system.
• Review settlement exception reports and resolve discrepancies.
• Troubleshoot handheld device issues impacting route settlements.
• Collaborate with warehouse inventory personnel to resolve SAP inventory and sales accounting reconciliation issues.

Cash Handling & Reconciliation

• Perform cashiering duties, including ensuring Fed-Ready deposit status.
• Secure and account for all route cash.
• Validate proper use of cash drop procedures.
• Receive and verify full-service bag counts.
• Count full-service cash and finalize handheld transactions.
• Maintain cash reconciliation and driver deposit logs.
• Prepare deposits for armored car pickup services.

Compliance & Documentation

• Prepare driver paperwork for imaging and document retention.
• Maintain driver compliance records, including DOT and DVR logs.
• Maintain Missing Documents Log.
• Conduct required driver audits (10%) in accordance with Internal Control requirements.
• Research mailed checks, print supporting documentation, and code transactions in Payment Manager.

Safety & PPE Compliance

• Comply with all CCSWB safety policies and procedures.
• Follow Personal Protective Equipment (PPE) requirements applicable to manufacturing, distribution, warehouse, fleet, sales, and administrative areas as required.
• Adhere to facility entry requirements, including temperature monitoring when applicable.
• Ensure compliance with all workplace safety protocols.

Qualifications

Required

• High school diploma or GED.
• 2-5 years of experience in an automated office environment.
• Basic computer and database application skills.
• Accurate data entry skills.
• Strong organizational and multitasking abilities.

Preferred

• Some college coursework.
• Experience with route accounting systems.
• Experience in a cash room or cash-handling environment.

Physical Requirements

• Sitting: 80% of the workday.
• Frequent walking, bending, and kneeling.
• Ability to occasionally lift up to 50 pounds.

This position plays a key role in maintaining route accounting accuracy, cash integrity, compliance standards, and operational efficiency within the distribution center.