Warehouse Associate

Start Date: 11/9

Warehouse Associate – Materials Management (SAP)

Position Overview

The Warehouse Associate supports warehouse and materials management operations, including receiving, shipping, in-refinery deliveries, material kitting, and material issuance. This role requires hands-on warehouse experience and proficiency using SAP ERP systems to maintain accurate inventory records, process material transactions, and ensure materials are properly received, stored, staged, and delivered.

Key Responsibilities

1. Receiving & Shipping

• Receive and sign for deliveries from suppliers, distributors, and couriers.
• Verify shipments against purchase orders and packing slips to ensure accuracy.
• Inspect materials for damage or discrepancies and document issues.
• Enter received materials into SAP (ERS) inventory management systems.
• Organize and store materials in designated warehouse locations.
• Coordinate with procurement, vendors, and internal departments to resolve discrepancies.
• Complete required documentation, including non-conformance reports and corrective action forms.
• Maintain accurate records of material transactions and inspections.

2. In-Refinery Material Deliveries

• Assist with planning and coordinating material delivery routes within the refinery.
• Maintain accurate delivery schedules and routing records.
• Communicate with delivery drivers to provide support and resolve issues.
• Monitor delivery progress and address delays or logistical challenges.
• Coordinate with receiving and warehouse teams to improve delivery efficiency.

3. Material Kitting

• Interpret work orders, pick lists, reservations, and Bills of Materials (BOMs) to identify required components and quantities.
• Locate and pick materials from designated warehouse storage locations.
• Assemble components into complete kits according to specifications.
• Use SAP staging tools to record and track kit components.
• Package completed kits using appropriate materials and containers.
• Generate and apply staging labels, barcodes, and identification tags.
• Verify kit accuracy and stage completed kits for production, assembly, or shipping.
• Monitor component availability and communicate shortages or potential delays to supervisors and inventory teams.

4. Material Issuance & Inventory Control

• Process material issuances and returns using SAP (ERS).
• Maintain accurate inventory records and update stock quantities as transactions occur.
• Monitor inventory levels and identify replenishment needs.
• Coordinate with suppliers and vendors regarding inventory replenishment, as needed.
• Conduct physical inventory counts and reconcile discrepancies.
• Maintain clean, organized, and safe inventory storage areas.
• Implement effective storage practices to optimize space, accessibility, and material protection.

Required Qualifications

• Experience with warehouse materials management, including:
• • Material receiving
  • Outgoing material shipments
  • In-refinery material deliveries
  • Material kitting
  • Material issuance and returns
• Proficiency with SAP ERP systems, specifically for the material management functions listed above.
• Valid forklift operator certification for a standard warehouse forklift.
• Ability to read and write in English.
• Basic math skills, including addition, subtraction, multiplication, and division.
• Strong attention to detail and commitment to accuracy.

Knowledge, Skills & Competencies

• Problem Solving: Identifies issues, analyzes information, and develops effective solutions.
• Communication: Communicates clearly verbally and in writing, listens effectively, and keeps stakeholders informed.
• Customer Focus: Maintains a service-oriented approach when working with internal departments, vendors, contractors, and other stakeholders.
• Achievement Focus: Demonstrates initiative, persistence, and commitment to completing tasks accurately and efficiently.
• Planning & Organization: Prioritizes tasks, manages time effectively, and coordinates multiple responsibilities.
• Professionalism & Integrity: Maintains a positive, collaborative, and proactive approach when interacting with Phillips 66 personnel, contractors, vendors, and other stakeholders.
• Organization & Multitasking: Manages multiple assignments from start to finish while maintaining accurate records and organized work areas.