Grants Manager, EpiC and PROPEL Health Honduras

GRANTS MANAGER, EpiC and PROPEL Health Honduras

Project Overview and Role:

Palladium is seeking a Grants Manager to support our work on the Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) and Promoting Results and Outcomes through Policy and Economic Levers (PROPEL) Health projects.

Palladium is part of the implementing consortium of the Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) project is a seven-year USAID-funded project which is designed to break through persistent barriers to the 95-95-95 goals and promote self-reliant management of national HIV programs. In respohnse to mission and country needs, EpiC rapidly delivers efficient, affordable, results-based technical assistance and direct service delivery tailored to context and epidemiology that is effective in surging, scaling, and sustaining HIV services, and systems for long-term epidemic control. Additionally, EpiC has been modified to implement COVID-19 and GHS funds to prevent, prepare for, respond to, and bolster health systems to address health threats and their reemergence.

Palladium also manages the USAID-funded PROPEL Health project to improve the enabling environment for equitable and sustainable health services, supplies, and delivery systems through policy development and implementation; adequate, predictable, and sustainable health financing; enhanced government stewardship, transparency, and accountability; and use of evidence-based advocacy approaches at global, national, and subnational levels to promote best practices In Honduras, PROPEL Health aims to create an effective One Health enabling environment, strengthen workforce capacity to respond and adapt and strengthen epidemiological surveillance. To accomplish this, we will build on existing capacity, coordination mechanisms, strategies, and systems. Our transformational technical strategy prioritizes localizing policy, advocacy, financing, and governance (PAFG) leadership, technical assistance, and capacity development to enhance resilience and sustainability. The project actively supports USAID's localization, gender equity and youth empowerment strategies by drawing on local actors to co-create our country designs and lead implementation, monitoring, and evaluation.

The Grants Manager will be responsible for overseeing grants (and subcontracts) awarded under the EpiC/PROPEL Honduras projects and ensuring that they comply with the USAID requirements. The incumbent will advise and monitor grants management policies, procedures, and practices. The Grants Manager will develop grants tools, issue Request for Application (RFA), analyze and evaluate grant applications, issue grants, and provide guidance and capacity building to grantees project. The Grants Manager will work in close coordination with other home office team members. The Grants Manager will ensure that EpiC/PROPEL Health project goals are achieved, while the measurable program results are reported in accordance with the agreement, work plan, and monitoring, evaluation and learning plan.

Primary Duties and Responsibilities:

• Guide and advise grantees/sub-awardees on the interpretation of grant terms and conditions and client rules and regulations with minimal oversight, as well and training, guiding and mentoring grantee/sub-awardee counterparts;
• Advise and assist in the design and development, and be responsible for coordination, assist in implementation management and lead the closeout of EpiC/PROPEL Health Honduras grants over the life of the project;
• Take initiative and provide creative solutions to complex contractual/compliance problems, working with Palladium team members on project-wide initiatives and issues;
• Provide contractual/regulatory guidance and ensure contract compliance in accordance with terms and conditions of supported projects, and as a result drafts requests for client approval as necessary;
• Remain knowledgeable of updates and revisions to the PROPEL Health's Grants Manual, and recommend revisions, as program operations change;
• Manage the grants/subawards procurement of goods and services including, but not limited to:

1. Support grants procurement procedures compliant with internal grants management policies and client's rules and regulations;
2. Draft Requests for Applications and or Expressions of Interest (RFAs/EOIs)
3. Manage the selection process during proposal evaluations including evaluation memos and selection justifications; including screening all selected grantees/subawardees
4. Facilitate negotiations with awardees;
5. Draft, review, and finalize the resulting grant/subaward document;
6. Work in close coordination with the M&E, Capacity, Comms, Grants Advisor, develop RFA and prepare documentation for grant evaluation and approvals;
   

• Remain current on changes within the industry through resource sites, publications, and continuing education, with the ability to provide training and refresher sessions on pertinent topics to project staff and grantees/sub-awardees;
• Prepares, organizes, and maintains grant records and files documenting grant award, modification, performance and compliance;
• Provides contract briefs to document new grant awards, modifications and administrative changes;
• Review and process request for payment invoices for milestone(s)/final deliverables achieved and verified;
• Participates in the implementation and monitoring of grants milestones, tracking grants deliverables and monitoring grant to ensure compliance with workplan and milestones and monitor the projected expenditures against their actual expenses, collaborating in coordination with Finance staff, reviewing monthly grants budget reports to monitor spend rate against forecast;
• Maintain work in the grant portfolio database and project grant data on relevant grant database system (Enquire) and Project SharePoint site for all grants mechanisms, ensuring up to date records at all times;
• Manage the development and presentation of internal and external reporting (for example: internal grants reviews, grants risk assessments, grants annual reviews, and grants deliverables);
• Escalate grants risks and issues to Country Director, Activity Manager/Regional Technical Advisor, Project Delivery Manager and Palladium Compliance leadership, as required;
• Ensure all corrective actions for assigned grants are implemented and report back to confirm their completion via the grants database system;
• Create reports on grants status including: overall progress against grants agreed targets, milestones, outputs and activities;
• Issue Grants amendments as required;
• Contribute to responses to client's requests in conjunction with the Activity Manager;
• Ensure appropriate documentation is completed and on file to guarantee grant file audit readiness including pre-award review of potential grantees, regular mid-implementation audits, and pre-close out grant file review in coordination with the M&E, Capacity, Comms, and other staff as required, to maintain clean, audit-ready files throughout the life of the project
• Conduct research to support the project, audits and other inquiries;
• Assist with other tasks as assigned.

Company Overview:

• Minimum of bachelor's degree in Accounting, Business Studies, Social Science, Development Studies, International Development with at least 7 years of experience in Development Management with a strong leaning on grant and subcontract management or other relevant fields;
• Strong experience in international grants management, managing USAID grants is desirable;
• Demonstrated background ensuring compliance on large complex donor funded programs and current knowledge of USAID rules and regulations desirable;
• Experience with Fixed Amount awards, Firm Fixed Price contracts and price and cost analysis is highly preferred.
• Proven track record of working collaboratively with various stakeholders;
• Strong interpersonal skills to maintain good relations with the relevant partners and counterparts;
• Well organized, able to work independently, skilled in handling multiple tasks, able to adhere to deadlines;
• Strong leadership, communication and interpersonal skills, including ability to develop and communicate a common vision and foster collaboration across an interdisciplinary team;
• Strong management skills to guide all project human, technical, and financial resources;
• Strong interpersonal, writing, and oral presentation skills in Spanish and English;
• Knowledge and experience managing FAA grants.

Company Overview:

About Palladium - Palladium is a global leader in the design, development and delivery of Positive Impact - the intentional creation of enduring social and economic value. We work with governments, businesses, and investors to solve the world's most pressing challenges. With a team of more than 3,000 employees operating in 90 plus countries and a global network of over 35,000 experts, we help improve economies, societies and, most importantly, people's lives.

Equity, Diversity & Inclusion - Palladium is committed to embedding equity, diversity, and inclusion into everything we do. We welcome applications from all sections of society and actively encourage diversity to drive innovation, creativity, success and good practice. We positively welcome and seek to ensure we achieve diversity in our workforce; and that all job applicants and employees receive equal and fair treatment regardless of their background or personal characteristics. These include: (but are not limited to) socio-economic background, age, race, gender identity and expression, religion, ethnicity, sexual orientation, disability, nationality, veteran, marital or Indigenous status.

Should you require any adjustments or accommodations to be made due to a disability or you are a neurodivergent individual or for any other circumstance, please email our team at accessibility@thepalladiumgroup.com and we will be in touch to discuss.

Safeguarding - We define Safeguarding as "the preventative action taken by Palladium to protect our people, clients and the communities we work with from harm". We are committed to ensuring that all children and adults who come into contact with Palladium are treated with respect and are free from abuse. All successful candidates will be subject to an enhanced selection process including safeguarding-focused interviews and a rigorous due diligence process.

Gerente de subvenciones EpiC y PROPEL Salud Honduras

Descripcion general y funcion del proyecto:

Palladium busca un Gestor de Subvenciones para apoyar nuestro trabajo en los proyectos de Salud Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) y Promoting Results and Outcomes through Policy and Economic Levers (PROPEL).

Palladium forma parte del consorcio ejecutor del proyecto Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC), un proyecto de siete anos financiado por USAID y disenado para romper las barreras persistentes que impiden alcanzar los objetivos 95-95-95 y promover la gestion autonoma de los programas nacionales de VIH. En respuesta a las necesidades de las misiones y de los paises, EpiC proporciona rapidamente una asistencia tecnica eficiente, asequible y basada en resultados, asi como una prestacion directa de servicios adaptada al contexto y a la epidemiologia, que resulta eficaz para aumentar, ampliar y mantener los servicios de VIH y los sistemas de control de la epidemia a largo plazo. Ademas, EpiC se ha modificado para aplicar los fondos COVID-19 y GHS con el fin de prevenir, prepararse, responder y reforzar los sistemas de salud para hacer frente a las amenazas sanitarias y su reaparicion.

Palladium tambien gestiona el proyecto PROPEL Health, financiado por USAID, cuyo objetivo es mejorar el entorno propicio para unos servicios, suministros y sistemas de prestacion de servicios sanitarios equitativos y sostenibles mediante el desarrollo y la aplicacion de politicas; una financiacion sanitaria adecuada, predecible y sostenible; una mayor administracion, transparencia y rendicion de cuentas por parte del gobierno; y el uso de enfoques de promocion basados en pruebas a escala mundial, nacional y subnacional para fomentar las mejores practicas. En Honduras, PROPEL Health tiene como objetivo crear un entorno propicio eficaz de "Una sola salud", reforzar la capacidad de respuesta y adaptacion del personal y fortalecer la vigilancia epidemiologica. Para lograrlo, nos basaremos en la capacidad, los mecanismos de coordinacion, las estrategias y los sistemas existentes. Nuestra estrategia tecnica transformadora da prioridad a la localizacion del liderazgo, la asistencia tecnica y el desarrollo de capacidades en materia de politicas, promocion, financiacion y gobernanza (PAFG) para mejorar la resiliencia y la sostenibilidad. El proyecto apoya activamente las estrategias de localizacion, equidad de genero y empoderamiento de los jovenes de USAID recurriendo a los actores locales para co-crear nuestros disenos de pais y dirigir la implementacion, el seguimiento y la evaluacion.

El Gestor de Subvenciones sera responsable de supervisar las subvenciones (y subcontratos) concedidas en el marco de los proyectos EpiC/PROPEL Honduras y de garantizar que cumplen los requisitos de USAID. El titular asesorara y supervisara las politicas, procedimientos y practicas de gestion de subvenciones. El Gerente de Subvenciones desarrollara herramientas de subvencion, emitira Solicitudes de Subvencion (RFA), analizara y evaluara las solicitudes de subvencion, emitira subvenciones, y proporcionara orientacion y capacitacion a los beneficiarios del proyecto. El Gestor de Subvenciones trabajara en estrecha coordinacion con otros miembros del equipo de la oficina central. El Gestor de Subvenciones se asegurara de que se alcancen los objetivos del proyecto EpiC/PROPEL Health y de que se comuniquen los resultados cuantificables del programa de conformidad con el acuerdo, el plan de trabajo y el plan de seguimiento, evaluacion y aprendizaje.

Deberes y responsabilidades principales:

• Orientar y asesorar a los beneficiarios/sub beneficiarios sobre la interpretacion de los terminos y condiciones de la subvencion y las normas y reglamentos del cliente con una supervision minima, asi como formar, orientar y tutelar a los homologos beneficiarios/sub beneficiarios;
• Asesorar y ayudar en el diseno y desarrollo, y ser responsable de la coordinacion, ayudar en la gestion de la implementacion y dirigir el cierre de las subvenciones de EpiC/PROPEL Health Honduras durante la vida del proyecto;
• Tomar la iniciativa y proporcionar soluciones creativas a problemas contractuales/de conformidad complejos, trabajando con los miembros del equipo Palladium en iniciativas y cuestiones que afecten a todo el proyecto;
• Proporcionar orientacion contractual/regulatoria y garantizar el cumplimiento de los contratos de acuerdo con los terminos y condiciones de los proyectos apoyados y, en consecuencia, redactar las solicitudes de aprobacion del cliente segun sea necesario;
• Estar al corriente de las actualizaciones y revisiones del Manual de Subvenciones de PROPEL Health y recomendar revisiones a medida que cambien las operaciones del programa;
• Gestionar la adquisicion de bienes y servicios de las subvenciones/subvenciones, incluidos, entre otros, los siguientes:

1. Apoyar los procedimientos de adquisicion de subvenciones de conformidad con las politicas internas de gestion de subvenciones y las normas y reglamentos del cliente;
2. Borrador de Solicitudes y/o Expresiones de Interes (RFAs/EOIs)
3. Gestionar el proceso de seleccion durante las evaluaciones de las propuestas, incluidos los memorandos de evaluacion y las justificaciones de la seleccion, asi como la seleccion de todos los beneficiarios/subcesionarios seleccionados.
4. Facilitar las negociaciones con los adjudicatarios;
5. Redactar, revisar y finalizar el documento resultante de la subvencion/subvencion;
6. Trabajar en estrecha coordinacion con los asesores en materia de seguimiento y evaluacion, capacidad, comunicacion y subvenciones, elaborar los pliegos de condiciones y preparar la documentacion para la evaluacion y aprobacion de las subvenciones;

• Mantenerse al dia de los cambios que se produzcan en el sector a traves de sitios de recursos, publicaciones y formacion continua, con capacidad para impartir formacion y sesiones de actualizacion sobre temas pertinentes al personal del proyecto y a los becarios/subbeneficiarios;
• Prepara, organiza y mantiene registros y archivos de subvenciones que documentan su concesion, modificacion, ejecucion y cumplimiento;
• Elabora informes contractuales para documentar nuevas concesiones de subvenciones, modificaciones y cambios administrativos;
  Revisar y tramitar las facturas de solicitud de pago correspondientes a los hitos/productos finales alcanzados y verificados;
• Participa en la aplicacion y el seguimiento de los hitos de las subvenciones, el seguimiento de los resultados de las subvenciones y la supervision de la subvencion para garantizar el cumplimiento del plan de trabajo y los hitos y supervisar los gastos previstos frente a sus gastos reales, colaborando en coordinacion con el personal financiero, revisando los informes presupuestarios mensuales de las subvenciones para supervisar el indice de gasto frente a las previsiones;
• Mantener el trabajo en la base de datos de la cartera de subvenciones y los datos de las subvenciones del proyecto en el sistema de base de datos de subvenciones pertinente (Enquire) y en el sitio SharePoint del proyecto para todos los mecanismos de subvenciones, garantizando que los registros esten actualizados en todo momento;
• Gestionar el desarrollo y la presentacion de informes internos y externos (por ejemplo: revisiones internas de subvenciones, evaluaciones de riesgos de subvenciones, revisiones anuales de subvenciones y entregables de subvenciones);
• Elevar los riesgos y problemas de las subvenciones al Director Nacional, al Director de Actividad/Asesor Tecnico Regional, al Director de Ejecucion de Proyectos y a los responsables de Cumplimiento de Palladium, segun sea necesario;
• Garantizar la aplicacion de todas las medidas correctivas para las subvenciones asignadas e informar para confirmar su finalizacion a traves del sistema de base de datos de subvenciones;
• Elaborar informes sobre la situacion de las subvenciones, incluidos los avances generales en relacion con los objetivos, hitos, resultados y actividades acordados;
• Emitir las modificaciones de las subvenciones necesarias;
• Contribuir a dar respuesta a las solicitudes de los clientes en colaboracion con el Responsable de Actividad;
• Garantizar que se cumplimenta y archiva la documentacion adecuada para garantizar que los expedientes de subvencion estan listos para las auditorias, incluida la revision previa a la adjudicacion de posibles beneficiarios, las auditorias periodicas a mitad de ejecucion y la revision previa al cierre de los expedientes de subvencion, en coordinacion con el personal de Seguimiento y Evaluacion, Capacidad, Comunicaciones y otros, segun sea necesario, para mantener unos expedientes limpios y listos para las auditorias durante toda la vida del proyecto.
• Realizar investigaciones de apoyo al proyecto, auditorias y otras consultas;
• Ayudar en otras tareas que se le asignen.

Experiencia minima y competencias profesionales requeridas:

• Minimo de licenciatura en Contabilidad, Ciencias Empresariales, Ciencias Sociales, Estudios de Desarrollo, Desarrollo Internacional con al menos 7 anos de experiencia en Gestion del Desarrollo con una fuerte inclinacion por la gestion de subvenciones y subcontratos u otros campos pertinentes;
• Se valorara la experiencia en gestion de subvenciones internacionales y en gestion de subvenciones de USAID;
• Experiencia demostrada en garantizar el cumplimiento de grandes programas complejos financiados por donantes y conocimiento actual de las normas y reglamentos de USAID;
• Se valorara muy positivamente la experiencia en adjudicaciones de importe fijo, contratos de precio fijo en firme y analisis de precios y costes.
• Experiencia demostrada de trabajo en colaboracion con diversas partes interesadas;
• Solidas habilidades interpersonales para mantener buenas relaciones con los socios y homologos pertinentes;
• Bien organizado, capaz de trabajar de forma independiente, habil en el manejo de multiples tareas, capaz de cumplir con los plazos;
• Solidas dotes de liderazgo, comunicacion y relaciones interpersonales, incluida la capacidad de desarrollar y comunicar una vision comun y fomentar la colaboracion en un equipo interdisciplinar;
• Gran capacidad de gestion para dirigir todos los recursos humanos, tecnicos y financieros del proyecto;
• Gran capacidad de relacion interpersonal, redaccion y presentacion oral en espanol e ingles;
• Conocimientos y experiencia en la gestion de subvenciones de la FAA.

Sobre Palladium
Palladium es un lider mundial en el diseno, desarrollo y entrega de Impacto Positivo - la creacion intencional de valor social y economico duradero. Trabajamos con fundaciones, inversores, gobiernos, empresas, comunidades y la sociedad civil para formular estrategias y aplicar soluciones que generen beneficios sociales, medioambientales y financieros duraderos.
Llevamos 50 anos haciendo posible el Impacto Positivo. Con un equipo de mas de 2,500 empleados que operan en mas de 90 paises y una red mundial de mas de 3,000 expertos tecnicos, Palladium ha mejorado -y se compromete a seguir mejorando- las economias, las sociedades y, lo que es mas importante, la vida de las personas.
Palladium es una organizacion segura para los ninos y comprueba la idoneidad de los candidatos para trabajar con ninos. Tambien ofrecemos igualdad de empleo a todos los participantes y empleados sin distincion de raza, color, religion, sexo, edad, discapacidad, orientacion sexual, condicion de veterano o estado civil.

Diversidad, igualdad e inclusion
Acogemos solicitudes de todos los origenes y promovemos activamente la diversidad para impulsar la innovacion, la creatividad, el exito y las mejores practicas. Acogemos con satisfaccion la diversidad en nuestra plantilla y nos esforzamos por garantizar que todos los solicitantes y empleados sean tratados de forma equitativa y justa, independientemente de su origen o caracteristicas personales. Esto incluye: (pero no se limita a) el origen socioeconomico, la edad, la raza, la identidad de genero, la religion, el origen etnico, la orientacion sexual, la discapacidad, el origen nacional, la condicion de veterano, el estado civil o la condicion de indigena.

Si necesita ajustes o adaptaciones debido a una discapacidad, persona neuro diversa u otra circunstancia, envie un correo electronico a nuestro equipo a accessibility@thepalladiumgroup.com.

Proteccion
Definimos la proteccion como "las medidas preventivas que toma Palladium para proteger a nuestros empleados, clientes y las comunidades con las que trabajamos de cualquier dano". Nos comprometemos a garantizar que todos los ninos y adultos que entren en contacto con Palladium sean tratados con respeto y no puedan sufrir abusos. Todos los candidatos seleccionados se someteran a un proceso de seleccion mejorado, que incluira entrevistas centradas en la proteccion y una rigurosa diligencia debida.