Administrative Support (MGMT 2024-13)

ENGLISH VERSION

Administrative Support (Ref: MGMT 2024-13)

The Institute of Chemical Research of Catalonia (ICIQ) is looking for an Administrative Support to work in the financial area of the Administrative Support Unit.

ICIQ is one of the world’s internationally recognized leading institutions in the field of chemistry committed to solving major social and economic challenges by conducting top quality research in three main areas: Sustainable Catalysis, Renewable Energy and Health. The institute also aims at training the future generation of scientists by offering high-quality educational programs to master, PhD students and postdoctoral researchers (full details on http://www.iciq.org/).

Responsibilities:

• Purchasing orders and reporting of research projects:
• Processing purchasing orders and their follow-up.
• Reporting of research projects – including intermediate and final reports and control of abstracts, presentations, posters to ensure publicity on funding.
• Management of invoices, payments and control of the budget of the research groups.

Requirements

• Bachelor’s or VET Training in Business Administration.
• Proof of experience in similar positions: 2 years working as an administrative support in a research centre or University will be appreciated.
• Catalan, Spanish and English level: fluent conversation (certificates not required).
• Good knowledge about Microsoft Office tools (Outlook, Excel, Word and PowerPoint).

Valued qualities and skills:

• Proactivity.
• Careful with the details.
• Discretion and trustworthiness.
• Clearly oriented to team working.
• Learning capacity.
• Empathy.
• Work capacity and organizational skills.
• Flexibility and adaptability.
• Good Communication skills.

We offer:

• A permanent full-time employment contract.
• Remuneration according to individual’s qualification/experience.
• Salary split in twelve monthly payments.
• Incorporation: Immediate.

* Structural position resulting from the ordinary reposition quota for 2024.

OTM-R principles in the selection processes

ICIQ follows the principles of Open, Transparent and Merit-based Recruitment (OTM-R) and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers as established by the European Commission.

ICIQ follows in its selection process a gender equality opportunity policy and a non-discrimination policy on the basis of age, ethnic or social origin, religion or belief, sexual orientation, language and disability.

ICIQ is committed to promoting a work-life balance for its employees and, as such, offers flexible working hours.

Selection Process

ICIQ’s selection process usually entails the following phases:

• Pre-selection: The pre-selection process will be based on qualifications and expertise as reflected on the candidates’ CVs. This phase is merit-based.
• Interview: Preselected candidates will be interviewed by the Hiring Manager of the position and the appointed Selection Committee.
• Offer Letter: Once the successful candidate is selected, the People Unit will extend a Job Offer, specifying the start day, salary and overall job conditions.

For further information, you can visit our HR Excellence in Research page at: HR Excellence in Research (iciq.org)

VERSIÓ EN CATALÀ

Administrative Support. (Ref: MGMT 2024-13)

L'Institut Català d'Investigació Química (ICIQ) està buscant un Suport Administratiu per l’àrea de finances.

L'ICIQ és una de les principals institucions líders mundials reconegudes internacionalment en el camp de la química compromesa amb la resolució dels grans reptes socials i econòmics mitjançant la realització d'investigacions d'alta qualitat en tres àrees principals: Catàlisi Sostenible, Energies Renovables i Salut. L'institut també té com a objectiu formar la futura generació de científics oferint programes educatius d'alta qualitat a estudiants de màster, doctorat i investigadors postdoctorals (tots els detalls sobre http://www.iciq.org/).

Responsabilitats:

• Ordres de compra i reporting de projectes d'investigació:
  • Tramitació d'ordres de compra i el seu seguiment.
  • Informes de projectes de recerca – incloent informes intermedis i finals i control de resums, presentacions, pòsters per garantir la publicitat sobre el finançament.
  • Gestió de factures, pagaments i control del pressupost dels grups de recerca.

Requisits:

• Formació de grau o CFGS en Administració i Finances o Similar.
• Acreditació d'experiència, es valorara especialment en un centre de recerca o Universitat.
• Nivell de català, castellà i anglès: conversa fluida (no cal certificat).
• Bon coneixement de les eines de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word i PowerPoint).

Qualitats i habilitats valorades:

• Proactivitat.
• Compte amb els detalls.
• Discreció i fiabilitat.
• Clarament orientat al treball en equip.
• Capacitat d'aprenentatge.
• Empatia.
• Capacitat de treball i capacitat organitzativa.
• Flexibilitat i adaptabilitat.
• Bones habilitats comunicatives.

Oferim:

• Contracte permanent de treball a jornada completa.
• Retribució d'acord amb la qualificació/experiència de la persona.
• Salari fraccionat en dotze mensualitats
• Incorporació: Immediata

* Posició estructural resultant de la quota ordinària de reposició per a l'any 2024.

Principis OTM-R en els processos de selecció

L'ICIQ segueix els principis de contractació oberta, transparent i basada en el mèrit (OTM-R) i el Codi de conducta per a la contractació d'investigadors establerts per la Comissió Europea.

L'ICIQ segueix en el seu procés de selecció una política d'igualtat d'oportunitats de gènere i una política de no discriminació per raó d'edat, origen ètnic o social, religió o creences, orientació sexual, llengua i discapacitat.

L'ICIQ es compromet a promoure la conciliació de la vida laboral i familiar dels seus empleats i, com a tal, ofereix flexibilitat horària.

Procés de selecció

El procés de selecció de l'ICIQ sol comportar les següents fases:

• Preselecció: El procés de preselecció es basarà en la qualificació i l'expertesa reflectides en el currículum dels candidats. Aquesta fase es basa en mèrits.
• Entrevista: Els candidats preseleccionats seran entrevistats pel responsable de contractació del lloc i el Comitè de Selecció designat.
• Carta d'oferta: Un cop seleccionat el candidat seleccionat, la Unitat de Persones ampliarà una Oferta de Treball, especificant el dia d'inici, el salari i les condicions generals del lloc de treball.

Per a més informació, pots visitar la nostra pàgina de HR Excellence in Research.